Assemblée générale, une organisation assez libre dans les associations
Les associations loi 1901 ont la possibilité d’organiser une Assemblée Générale chaque année. Cela est l’occasion d’échanger autour des activités menées au cours de l’année passée, et de planifier l’avenir, entre les dirigeants et les membres de l’association. Pour ces dernières, la mise en place des Assemblées Générales reste très libre. Elles sont essentielles pour soutenir le développement des associations, en renforçant leur action. Il s’agit également de l’occasion idéale pour valider la partie financière correspondant à l’action de l’association.
Assemblée Générale, une grande liberté pour les associations
La loi de 1901 qui régit les associations n’impose aucun rythme particulier quant à la tenue d’Assemblées Générales. Cependant, l’usage fait en sorte que les associations organisent de manière annuelle de tels événements. Pour avertir les membres de l’association, les dirigeants doivent réaliser une convocation en bonne et dûe forme. De manière générale, les règles de convocation sont prévues dans les statuts juridiques de l’association.
Pour avertir les membres de la tenue d’une Assemblée Générale, les dirigeants réalisent une convocation écrite, qui leur est adressée par mail, par email ou par voie d’affichage au sein d’un journal. Il doit comporter quelques informations essentielles pour permettre à tous les adhérents de se présenter le jour de l’Assemblée Générale. Ainsi, la convocation doit comporter des informations telles que la date de l’événement; le lieu où il doit se tenir, ainsi que l’horaire de la réunion. La convocation doit également indiquer l’ordre du jour et les points de discussion, ainsi que tous les sujets soumis à un vote.
Le Président de l’association signe la convocation. Il peut également comprendre les documents financiers relatifs à son activité, et tout autre document qui nécessite un temps de lecture conséquent. Afin de permettre à tous les membres d’avoir toutes les informations nécessaires en main avant la tenue, la convocation avec toutes ses pièces doit être adressée de 8 à 15 jours avant sa tenue. Cela permet de réussir la réunion et de prendre les décisions de manière réfléchie et éclairée dans les délais.
Une réunion pour préparer l’avenir de l’association
Lors des Assemblées Générales, l’enjeu des membres et des dirigeants est de pouvoir développer, année après année, l’activité de l’association. Aussi, lors de la tenue d’une Assemblée Générale, les membres participant ont notamment la possibilité de valider les comptes et de “donner quitus” aux dirigeants vis à vis de leur gestion; elle peut aussi être l’occasion de voter le renouvellement des instances dirigeantes si l’heure est aux élections; mais une Assemblée Générale peut également être convoquée pour fixer les cotisations, en fonction d’un budget prévisionnel défini… Enfin, les Assemblées Générales sont parfois l’occasion de faire évoluer l’association dans ses grandes lignes.
Tout au long de cette préparation, des professionnels extérieurs peuvent intervenir pour encadrer l’événement. Cela est notamment le cas de l’expert-comptable, qui assiste le trésorier de l’association dans la rédaction des comptes. Il est aussi compétent pour intervenir lors de la préparation de l’organisation, la gestion de la feuille de présence et le procès-verbal de la réunion des membres. Lors de l’Assemblée, il présente généralement les comptes annuels de l’Association et répond aux questions des membres.
Sources :
L’Assemblée Générale Ordinaire L’Expert Comptable
L’assemblée générale d’une association : comment ça marche ? Legalplace
