Logiciel de comptabilité : comment faire le bon choix ?

Opter pour un logiciel de comptabilité est un passage fortement conseillé, si ce n’est  obligatoire, pour sécuriser la gestion comptable et financière de son entreprise. En revanche, il existe pléthore de logiciels comptables et applications web. Quickbooks, EBP, Sage, Ciel, Zefir, Zoho Books, Odoo… Forcément, cette grande diversité d’offres répond à des besoins très différents pour des entreprises aux profils multiples. Aussi, il convient d’identifier le logiciel de comptabilité qui correspond le mieux à la situation de votre entreprise. Pour vous aider à vous y retrouver, votre expert-comptable HYBEX vous donne quelques conseils et critères pour faire le bon choix.

Taille de l’entreprise : facteur décisif pour le choix du logiciel de comptabilité

De la taille de l’entreprise découle généralement le nombre d’opérations à enregistrer et la complexité de l’organisation. Dans ce contexte, il existe des logiciels adaptés aux différentes tailles d’entreprises.

Les TPE et les micro-entrepreneurs ont la plupart du temps des besoins simples. Ils cherchent la facilité et le gain de temps pour une tenue classique de la comptabilité. Généralement, le logiciel de comptabilité est surtout un outil de pilotage, de gestion. Éventuellement, il peut être en mesure d’émettre des devis et des factures. Ce genre de logiciel est standardisé. Il n’y a pas la possibilité de le personnaliser pour l’entreprise, sauf s’il propose des options et blocs fonctionnels complémentaires. Régulièrement, il collabore avec l’expert-comptable. Il propose donc peu de fonctionnalités avancées. Juste le nécessaire pour un usage simple et courant.

Pour les PME et les ETI, le logiciel de comptabilité doit souvent aller au-delà de la gestion de la comptabilité courante. Il permet notamment de faire sa déclaration de TVA, d’éditer sa liasse fiscale, de produire ses comptes annuels. Ils sont particulièrement adaptés pour une gestion interne complète, quand le service comptable est intégré à l’entreprise.

Enfin, les grandes entreprises et les groupes émettent des besoins encore différents. Pour ces entreprises, il n’existe probablement pas de logiciels standardisés adéquates. Dans ces cas-là, il est sans doute nécessaire de concevoir un outil sur-mesure. Pour cela, les éditeurs de logiciels partent généralement de leur logiciel et l’adaptent aux spécificités de l’entreprise.

Fonctionnalités : quels besoins pour son activité en plus de la comptabilité ?

La plupart des logiciels de comptabilité, sauf ceux pour les TPE, ne se contentent pas de gérer la comptabilité. Régulièrement, ils proposent des fonctionnalités complémentaires pour répondre à différents besoins.

Par exemple, un logiciel de comptabilité peut être adapté à un métier. Il est alors conçu pour un secteur d’activité comme la restauration, le bâtiment… Dans ce cas, il permet aussi de gérer les stocks, les heures supplémentaires…

De même, il peut intégrer des fonctionnalités de gestion commerciale. Emission de devis et factures, relances automatiques en cas d’impayés… Généralement, ils proposent aussi la gestion des fournisseurs, notamment pour suivre les échéances et les dettes.

D’autres logiciels de comptabilité prévoient aussi des outils de gestion de la paie. Ils peuvent émettre des bulletins de salaire, faire des déclaration urssaf, voire même générer des contrats de travail…

Si un seul logiciel ne suffit pas à satisfaire tous les besoins, il est possible d’utiliser plusieurs solutions. Dans ces cas-là, il est important de choisir des outils compatibles et intégrés les uns avec les autres. 

Budget annuel pour un logiciel de comptabilité

Le choix du logiciel de comptabilité dépend également du budget annuel que l’entreprise peut y consacrer. La plupart des outils standardisés sont soit disponibles à l’abonnement mensuel ou annuel, soit cédés par licence annuelle.

Toutefois, en cas de besoin spécifique, il est possible d’avoir à régler le coût du développement pour la mise en place, ainsi qu’une maintenance régulière par exemple.

Un logiciel de comptabilité multi-utilisateurs 

Qui a besoin d’accéder au logiciel ? Est-ce que le chef d’entreprise ou le comptable est le seul ? Sinon, le logiciel doit-il être multi-utilisateurs ? Est-ce qu’il faut prévoir des niveaux de droits différents ?

Ce partage des données est-il interne à l’entreprise ? Ou est-ce que le logiciel de comptabilité doit aussi être accessible à des partenaires externes, comme l’expert-comptable ?

Auquel cas, qu’est-ce que cela change en matière de sécurité ? Est-ce qu’il vaut mieux un outil en local, sur le réseau de l’entreprise, ou en ligne, accessible de n’importe où avec une connexion internet ?

Une fois que vous avez répondu à toutes ces questions, il ne vous reste plus qu’à faire une liste des logiciels qui rentrent dans les clous. Généralement, la liste est drastiquement réduite. Pour faire son choix, il suffit de les tester ! Si vous avez du mal à évaluer vos besoins ou à trouver un logiciel de comptabilité qui y réponde, n’hésitez pas à demander conseil auprès de votre expert-comptable HYBEX.